Hoy me toca hablar con tecnicismo, porque vamos a comentar sobre los mejores ERP para cuando trabajamos en hoteles. ¿Perdón?, ¿qué es eso de ERP?
Ven porque decía lo de los tecnicismo, pues porque te pones a hablar como una máquina, con siglas, términos en inglés y demás zarandajas, y pareces que eres el más listo de la clase, cuando realmente soy uno más de los que nos volvemos locos para buscar métodos que nos faciliten el trabajo administrativo y financiero. Eso mismo, trabajamos para encontrar sistemas que nos permitan trabajar menos: ¡¡esa semana de 4 días está cada vez más cerca, amigos!!
Y es que un ERP es el acrónimo de Enterprise Resource Planning, o lo que es igual que decir un sistema de planificación de recursos, en este caso empresariales. Y esta terminología es la que utilizan las empresas de software para ofrecernos herramientas que nos faciliten todo el trabajo administrativo, contable y de gestión que se maneja dentro del departamento financiero y de administración.
Dentro de un ERP podemos encontrar bastantes funciones de tareas, que no es solo la llevanza de la contabilidad, ya que dentro del propio sistema informático se nos ofrecen funcionalidades de informes de balances, de creación de cuadros de mando integral (los popularmente llamados Balance Scorecard -BSC-), gestión de cartera, tanto para pagos como para cobros, y otras funciones siempre relacionadas con el trabajo que nos encomiendan, y para el que nos pagan, a los CFO.
El comentar con todos ustedes cuales son los mejores ERP que hay para el sector hotelero, no es algo que me haga sentir cómodo ya que va a ser una opinión, la mía, y aquí cada cual tiene que tener claro cómo es su hotel, su cadena hotelera, y lo que le toca gestionar. No en todos los departamentos financieros trabajamos igual, faltaría más.
Y lo primero que les voy a recomendar es que, cuando se vean en la necesidad de sustituir el sistema de gestión (contabilidad, nóminas, pagos, etc) que tengan instalado, y que lo tengan desde el inicio de los tiempos, se tomen un par de horas -y semanas también- para plantearse qué es lo que quieren cambiar, y sobre todo por qué lo quieren cambiar.
El implementar un ERP en la empresa, es una labor que requiere meses, pero si se sabe claramente el motivo del cambio solo queda escoger “el mejor coche del mercado”. Para ello, vayan de visita a ferias, organicen visitas a empresas de software, y sobre todo llamen a sus colegas de otras empresas, el boca a boca suele ser lo que mejor funciona en este país, y en otros muchos también. Les recomiendo que no se pongan a buscar mucho por Google, que la IA es algo que asusta: empezarán a llegarte correos de cualquier parte del mundo ofreciéndote lo que estabas buscando (si, es cierto, que nuestro teléfono escucha lo que decimos), pero a esos correos, ni caso. Y ni te digo de los mensajes de InMail de LinkedIn…
Una vez hayas planeado un viaje con varias visitas a empresas, e incluso hayas podido asistir a alguna feria de hotelería (cada vez son más tecnológicas y menos hoteleras), te podrás hacer una idea de lo que ofrecen y sobre todo de los plazos de implementación y seguimiento post-instalación.
Cuando me tocó sustituir el sistema de contabilidad que teníamos en nuestra cadena, allá por el 2017, lo primero que busqué fueron cosas que iba a hacer en el futuro como el planear cuántos nuevos hoteles se incorporarían a nuestro portfolio en los próximos diez años, y sobre ello, me imaginé cómo deberían ser los informes y métodos de trabajo que debería implementar durante esos diez años vista.
Después de esta primera sesión, y habiendo escogido dos empresas para plantearles una forma de trabajo, tocó decidir si “soy de Windows o soy de Apple”, para saber si viviré mejor con varios sistemas de distintas empresas, o si todo lo que instalo para la gestión de la empresa será con la misma compañía.
Y la respuesta fue clara, y siempre después de tratarla con varios departamentos implicados en este proceso (IT, RR.HH. y Compras). Cuando eres una empresa grande, o que vas camino de serlo, lo mejor es “ser de Windows”, es decir, que el sistema de gestión del hotel (PMS) sea de una empresa, que el sistema para recursos humanos sea de otra, y que la instale la contabilidad y la gestión sea otra. Esto es porque vas a necesitar el mejor software en cada una de las funciones, y no todas las empresas son expertas en todo.
Pero también me vi en esta misma tesitura cuando estaba a un hotel bastante pequeño, pero con mucho potencial; en ese caso “me hice de Apple”, es decir, instalamos todos los sistemas con la misma compañía de software (en este caso fue NewHotel), que nos implementó el sistema de recepción, el canal de reservas, y a su vez nos integró la parte de contabilidad e informes. Cuando eres pequeño, y tienes un equipo humano muy reducido, lo mejor es saber que con una simple llamada te tienen que resolver cualquier error de información, de conexión o incluso de diseño de informes.
Y volviendo al caso donde me encuentro ahora (una cadena hotelera con un fuerte potencial de crecimiento), es cuando nos decidimos por un ERP que nos integrará contabilidad de costes (analítica), cuadros de mando, gestión de cartera, emisión de remesas vinculadas a nuestros bancos, gestión de la tesorería actual y de pronósticos, y bastantes funciones más (no se olviden de los impuestos).
Y es ahora donde puedo recomendar algunas empresas que ofertan ERP que se adaptan muy bien al sector hotelero, como son A3Plus o SAGE, con sus diferentes versiones. Seguro que hay muchas más, pero si eres una empresa grande, o vas a camino de serlo, lo mejor es juntarte con los grandes, y estas dos lo son.
En el fondo, escoger un ERP, o cualquier otro software para tu empresa, es como buscar pareja para toda la vida. Te gustarán rubias, morenas o pelirrojas, pero al final te vas a quedar con la que más química y afinidad tengas con ella; esto es un proyecto para no tener problemas en tu día a día. Y además, tendrás que involucrar a otros departamentos en la toma de decisiones, que es como consultar con tus amigos y familiares si esa novia con la que sales es la que más te conviene.
Así que ya saben, no me hagan mucho caso en cuanto a nombres de empresas, pero sí háganme caso en como buscar esa herramienta de trabajo, que nos servirá para reducir nuestros tiempos de trabajo, y llegar a disfrutar de esa semana de 4 días que tanto se habla hoy en día.
Mucha suerte en la búsqueda.
