En un mundo cada vez más globalizado y conectado, la gestión del tiempo se ha vuelto más importante que nunca, especialmente en el ámbito empresarial. A medida que la empresa va expandiéndose en el ámbito internacional, y comienza a operar en diferentes mercados, tiene que hacer frente también a diferencias horarias que pueden tener consecuencias importantes en la información financiera.
En este sentido, el concepto de "follow the sun" (traducido literalmente como seguir al sol) ha surgido como una práctica cada vez más popular en la gestión de tesorería. Pero, ¿qué significa exactamente esto de ‘follow the sun’ y por qué es una técnica cada vez más popular?
El ‘follow the sun’ es una práctica empresarial que consiste en aprovechar las diferencias horarias de los distintos mercados para asegurar una cobertura integral y en tiempo real las 24 horas del día.
Es decir, una empresa que utiliza esta práctica puede tener a un equipo en una parte del mundo que trabaja durante su horario laboral normal, y luego transferir la responsabilidad a otro equipo en otra parte del mundo que comienza su jornada.
Este modelo se basa en la idea de que la gestión de las empresas multinacionales no debe estar limitada por su ubicación geográfica. En lugar de eso, se trata de aprovechar las diferencias horarias para que la empresa esté activa en todo momento, gracias a la colaboración de distintos equipos ubicados en diferentes zonas horarias.
El "follow the sun" es una práctica popular en la gestión empresarial porque permite a las empresas estar siempre preparadas para cualquier eventualidad, con independencia de la hora del día o de la ubicación geográfica en la que se encuentren. Esta circunstancia, en un contexto empresarial tan globalizado como el actual, permite a las compañías enfrentarse a desafíos en cualquier momento del día.
La práctica del "follow the sun" implica que los equipos de trabajo de las diferentes zonas horarias trabajan en secuencia, de manera que siempre haya alguien disponible para abordar cualquier problema que pueda surgir. Por ejemplo, cuando el equipo de tesorería de una empresa en una parte del mundo finaliza su jornada laboral, el siguiente equipo en otra parte del mundo comienza a trabajar, continuando las tareas que el primero dejó. Esto significa que la empresa siempre tendrá un equipo de tesorería disponible y preparado para abordar cualquier problema en tiempo real.
Otro factor que ha contribuido a la popularidad del "follow the sun" es la tecnología disponible. Con la evolución de la tecnología, las empresas pueden implementar esta práctica con mayor facilidad y eficiencia.
En el contexto actual, donde muchas empresas operan en un mercado globalizado, el "follow the sun" se ha convertido en una práctica esencial para la gestión de tesorería en tiempo real.
Hay que tener en cuenta que las principales plazas financieras, que pueden afectar de manera significativa a la tesorería de una empresa, están distribuidas por todo el mundo. Así, la jornada laboral empieza en Sidney, continúa en Shanghai y Seúl, y cuando estas ya están terminando, comienza en Europa.
Pero no acaba aquí la cosa, ya que al final de la jornada europea, comienzan las sesiones bursátiles en Estados Unidos y Canadá. Es decir, mientras unos están terminando, otros empiezan, en un ciclo diario que no cesa.
Esto no es importante únicamente para aquellas personas que se dedican al trading. En un entorno donde los mercados financieros están abiertos durante todo el día, los equipos de tesorería necesitan estar disponibles en todo momento para tomar decisiones críticas. En este sentido, la práctica del "follow the sun" permite a las empresas estar siempre preparadas para cualquier eventualidad, independientemente de la hora del día o de la ubicación geográfica.
Para que el modelo del follow the sun sea realmente efectivo, es necesario contar con las soluciones adecuadas que permitan la coordinación y el intercambio de información en tiempo real entre los distintos equipos implicados, atendiendo a las necesidades de cada compañía.
Afortunadamente, hoy en día existen diferentes herramientas de tesorería que permiten implementar este modelo con éxito.
Las hojas de Excel compartidas son archivos de Excel que se pueden compartir y editar de forma colaborativa en tiempo real con otros usuarios. Estas hojas permiten que varios miembros de un equipo trabajen juntos en el mismo documento, lo que facilita la colaboración y la coordinación en proyectos comunes.
En el ámbito de la tesorería, las hojas de Excel compartidas pueden ser una herramienta muy útil para la gestión de la información financiera y la planificación presupuestaria, especialmente entre diferentes miembros del equipo de trabajo. Por ejemplo, se pueden crear hojas de cálculo compartidas para registrar los movimientos de tesorería, la gestión de pagos, la planificación de la tesorería y otros aspectos financieros de las empresas.
El follow the sun y, en general, ningún otro modelo de gestión empresarial y de tesorería, no podría ser posible sin una comunicación efectiva entre todos los miembros del equipo. Hasta relativamente hace poco tiempo, las empresas tan solo disponían de correo electrónico y teléfono para poner en contacto a todos sus trabajadores, pero estas opciones no eran eficientes cuando los equipos estaban dispersos internacionalmente.
Sin embargo, en los últimos años, han aparecido nuevas herramientas de comunicación a través de la mensajería instantánea, que aúna las ventajas de las formas de comunicación anteriores, y que, además, facilita la colaboración entre todos los miembros de un equipo. Entre estas herramientas, destacan Microsoft Teams, Trello, Asana, Zoom o Slack.
Aunque no es una herramienta empresarial como tal, el sistema de pagos internacionales hace posible la realización de transacciones en diferentes divisas y países de forma rápida y segura. Estos sistemas pueden estar integrados con el sistema de gestión de tesorería para una mayor eficiencia.
Entre ellos destaca el sistema SWIFT, (acrónimo de Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication), una red global de comunicación financiera que permite la transmisión segura y estandarizada de mensajes financieros entre bancos y otras instituciones financieras en todo el mundo.
Una de estas herramientas son los software específicos de gestión de tesorería como el que ofrece Embat, que permite centralizar toda la información de tesorería de la empresa y compartirla con los distintos equipos en tiempo real. Este sistema puede estar basado en la nube, lo que facilita el acceso remoto desde cualquier ubicación y, además, permite que la información se actualice en tiempo real.
Un sistema de gestión de tesorería típico incluye módulos para la gestión de efectivo, gestión de riesgos financieros, gestión de deudas, gestión de inversiones, y análisis de informes financieros. Además, estos módulos pueden integrarse con los sistemas de contabilidad de la empresa, permitiendo una visión más completa y en tiempo real de la situación financiera de la organización.
En realidad, es el sistema más y mejor preparado para gestionar la tesorería de una empresa internacional cuando existen varios países implicados. Cualquier persona puede acceder en cualquier momento a toda la información sobre el efectivo, pudiendo obtener informes personalizados a los que cualquiera puede acceder en cualquier momento.
En la situación actual, poner en marcha un modelo como el Follow the Sun es realmente sencillo; tan solo tienes que contar con las herramientas adecuadas y, Embat es una de las mejores aplicaciones para ponerlo en marcha.
Embat es un software especializado en la gestión de tesorería que cuenta con las siguientes ventajas, útiles para poner en marcha el Follow the Sun:
