En el mundo empresarial actual, caracterizado por su rápido dinamismo y la constante evolución tecnológica, la eficiencia y precisión en la gestión financiera se han convertido en pilares fundamentales para el éxito y sostenibilidad de las empresas de mediano y gran tamaño.
Una de las áreas que ha experimentado una transformación significativa gracias a la innovación tecnológica es la conciliación de plataformas de cobro y pago, que incluyen tanto las digitales como los Terminales Punto de Venta (TPVs) tradicionales, entre otros.
Sin embargo, la creciente demanda en ámbitos como el ecommerce, las criptomonedas o los pagos digitales han provocado que el volumen de transacciones haya crecido hasta límites nunca vistos hasta ahora, incrementando la complejidad en el proceso y dificultando el proceso de conciliación bancaria.
Por suerte, la digitalización ha mejorado las perspectivas y la forma en la que las empresas realizan sus procesos contables. La automatización de este proceso no solo representa un avance en la forma en que las empresas manejan sus transacciones financieras, sino que también ofrece un impacto positivo tangible en su operación general.
La conciliación de plataformas de cobro y pago es el proceso mediante el cual se verifica que las transacciones realizadas a través de distintos canales de cobro, como plataformas digitales o TPVs, se registren de manera correcta y coherente en los libros contables de una empresa.
Es un sistema análogo al de la conciliación bancaria, con la diferencia de que, en lugar de involucrar únicamente los sistemas contables registrados en un ERP con respecto a las cuentas bancarias, también se tienen en cuenta las plataformas de pago, como PayPal, Stripe, Adyen, 2checkout y TPV tradicionales como Redsys.
Aunque en ocasiones no se le da la importancia que merece, este proceso es fundamental para asegurar la precisión de los registros financieros y para identificar y corregir cualquier discrepancia que pueda afectar la salud financiera de la organización. Y, de hecho, para muchas empresas, especialmente aquellas que desarrollan su actividad en el ecommerce, es una necesidad, más que un mero valor añadido.
En la actualidad, el flujo de caja que se genera a través de plataformas de pago enfrenta múltiples desafíos que pueden afectar la eficiencia operativa, la precisión de los registros contables y, en última instancia, la salud financiera de las organizaciones.
Algunos de los principales desafíos asociados con esta práctica son los siguientes:
A pesar de la creciente complejidad en la actual realidad empresarial, la automatización en la conciliación de las transacciones de pago se presenta como una solución innovadora que elimina la necesidad de realizar estos procesos manualmente, propensos a errores y consumidores de tiempo.
La implementación de sistemas automatizados permite a las empresas procesar grandes volúmenes de transacciones de manera eficiente, reduciendo significativamente el riesgo de errores humanos y optimizando el tiempo del personal para que se concentre en tareas de mayor valor agregado.
Hasta ahora, todos reconocemos la importancia del proceso de conciliación bancaria y la necesidad de su automatización. La implementación de la inteligencia artificial generativa en la funcionalidad de contabilidad y conciliación bancaria de Embat ha simplificado este proceso. No obstante, la integración de otras plataformas de pago, como PayPal o tarjetas de crédito, presenta desafíos adicionales.
Por suerte, aunque sea una solución compleja de implementar, en realidad es más que posible. Existen formas de automatizar esta conciliación con otros sistemas externos más allá de los bancos. A continuación, repasamos algunos de los pasos fundamentales para lograrlo.
El paso inicial consiste en integrar el sistema de gestión financiera, el sistema de gestión de tesorería o el ERP (acrónimo de Enterprise Resource Planning) de la empresa tanto con los bancos como con las plataformas de pago.
Por un lado, porque se necesitan obtener los datos de pago iniciales de estas plataformas de pago y, por otro, porque también es importante que, una vez esta información conste en los registros bancarios, es fundamental recibirlos con el extracto de cuenta electrónico.
Aunque existen diferentes formas de hacer realidad esta funcionalidad, esta integración puede lograrse mediante APIs (Interfaces de Programación de Aplicaciones o Application Programming Interface, por sus siglas en inglés) bancarias, que permiten el intercambio seguro y eficiente de datos financieros en tiempo real.
Generalmente, los pagos con tarjetas de crédito y con otras plataformas de pago suponen un elevado volumen de transacciones, especialmente si se compara con otros registros contables. Por eso, es importante contar con las herramientas de conciliación automática para no perder ningún registro y para evitar intervención humana.
Las herramientas más avanzadas permiten, mediante el uso de inteligencia artificial y otras tecnologías análogas, comparar los registros contables con los registros de las plataformas de pago y conciliar aquellas que coincidan de forma automática. En la mayoría de los casos, el volumen de transacciones a conciliar se reducirá al mínimo imprescindible.
A pesar de que, como hemos visto, los modernos sistemas de conciliación bancaria automatizan este proceso al máximo posible, es necesario un proceso de revisión manual para detectar y corregir las discrepancias detectadas.
Las empresas pueden establecer procedimientos para investigar y resolver estas diferencias, lo que puede incluir la corrección de errores en los registros contables o la comunicación con el banco o plataforma de pago para aclarar discrepancias.
Las herramientas de conciliación bancaria automática generan reportes detallados que facilitan el seguimiento y la auditoría de las transacciones conciliadas. Por ejemplo, permiten ver, para una determinada cuenta o sociedad, cuántas transacciones quedan por conciliar y si existen registros que permitan esa conciliación.
Estos informes son fundamentales para el análisis financiero, la toma de decisiones y el cumplimiento de requisitos regulatorios.
La automatización de la conciliación bancaria no es un proceso estático. Es un modelo que exige un ciclo de mejora continua, que evalúe de manera regular la eficacia del proceso de conciliación y ajuste las reglas y procedimientos de acuerdo a la realidad y las necesidades de cada empresa.
De hecho, lo normal es que, teniendo en cuenta el volumen de transacciones y la complejidad del proceso, la implementación de un proceso de conciliación bancaria exija tal evolución.
En definitiva, la conciliación de diferentes plataformas de pago es un proceso esencial para garantizar la precisión y la integridad de la información financiera de una empresa.
Al automatizar esta tarea, las organizaciones pueden mejorar significativamente su eficiencia operativa, reducir el riesgo de errores humanos y discrepancias en las transacciones, y liberar recursos valiosos que pueden ser redirigidos hacia actividades más estratégicas. Además, la automatización de la conciliación bancaria proporciona una visibilidad en tiempo real de la posición financiera de la empresa, especialmente en un proceso con tanto volumen, lo que es crucial para una gestión efectiva del flujo de caja y la toma de decisiones informadas.
Con el uso de tecnologías avanzadas y la implementación de procesos adecuados, las empresas pueden establecer un sistema de conciliación robusto y fiable que soporte sus operaciones financieras en un entorno cada vez más digitalizado y complejo.
Esto mejora la relación con los bancos y las plataformas de pago, y fortalece la confianza de los stakeholders en la precisión de los informes financieros de la empresa.
