La gestión de la tesorería es un aspecto crítico de cualquier empresa, y requiere de una planificación y control eficiente de los flujos de efectivo y de los riesgos asociados. La actual era digital ha ayudado a mejorar este importante aspecto de cualquier empresa, y la automatización de los procesos financieros se ha convertido en una necesidad para lograr una gestión eficaz de la tesorería.
En este sentido, las APIs ofrecen un gran potencial para mejorar la eficiencia, rapidez y la transparencia de los procesos financieros, especialmente en todo lo que tiene que ver con su liquidez y el manejo de efectivo. En este artículo, te explicaremos qué es una API, cómo funciona y cómo puede ayudar a mejorar la gestión de la tesorería en tu empresa.
Una API (acrónimo en inglés de Application Programming Interfaces o interfaz de programa de aplicaciones) es un conjunto de herramientas y protocolos que permiten la comunicación entre diferentes sistemas informáticos.
Las APIs permiten que diferentes aplicaciones y sistemas se comuniquen entre sí y compartan datos de manera eficiente y segura, lo que hace que sea más fácil para los desarrolladores integrar diferentes funcionalidades en sus propias aplicaciones sin tener que construir todo desde cero.
Esto significa que las APIs son esenciales para la interoperabilidad y la integración de aplicaciones, y son una parte fundamental del ecosistema de la tecnología moderna. Desde redes sociales hasta servicios bancarios en línea, las APIs están detrás de muchas de las aplicaciones y servicios que utilizamos de manera cotidiana.
A nivel empresarial, el uso más habitual de las APIs se produce entre un sistema interno, como un ERP o cualquier otro software, y un sistema externo, como el CRM de un proveedor para la gestión de sus clientes, la aplicación de gestión de compras de un cliente o el servidor intermedio de los bancos.
Las APIs pueden ser públicas o privadas y están diseñadas para realizar funciones específicas, como la transmisión de datos o la ejecución de tareas.
Las APIs ofrecen una gran oportunidad para mejorar la gestión de la tesorería en las empresas, ya que pueden automatizar muchos de los procesos manuales asociados con la gestión de la tesorería, lo que puede mejorar la eficiencia y reducir los errores humanos.
Desde el punto de vista de la tesorería, las APIs son un canal de comunicación entre el software de tesorería de la empresa y los sistemas bancarios y financieros con los que interactúa.
Al conectarse a una API, el software de tesorería puede acceder a información relevante como los saldos de las cuentas bancarias, los movimientos de fondos y operaciones de cambio de divisas, entre otros. También puede enviar y recibir órdenes de pago y realizar transferencias, lo que permite una automatización más completa de los procesos financieros.
Para utilizar una API en la gestión de tesorería, es necesario que la empresa tenga acceso a un software de tesorería que sea compatible con la API del banco o entidad financiera con la que opera, o del sistema con el que va a conectar el ERP. Una vez establecida la conexión entre el software y la API, los datos pueden ser transferidos y procesados en tiempo real, ya sea bajo demanda o bien mediante un proceso automatizado, lo que permite una gestión más ágil y eficiente de la tesorería.
Hasta hace poco tiempo, la conectividad bancaria de la mayoría de empresas se realizaba mediante redes P2P (Peer to Peer o punto a punto) dedicadas, generalmente a través de canales SWIFT. El banco enviaba la información a la empresa (y viceversa) mediante ficheros estandarizados (como el AEB 43 o el MT940 para el extracto bancario o el cuaderno 34 para las transferencias SEPA).
Este tipo de infraestructura contaba con el problema de que, generalmente, la información fluía de forma periódica, pero nunca en tiempo real. Por ejemplo, los extractos se recibían al inicio de cada día con la información del día anterior, y la tesorería no tenía la información actualizada en el momento de su consulta. Y aunque los pagos y otras operaciones eran rápidas, no eran inmediatas.
El objetivo de las APIs es eliminar estos protocolos de conectividad bancaria, que a veces son difíciles de mantener, además de reducir los procesos nocturnos y diarios, algunos de los cuales pueden llevar mucho tiempo. Gracias a su potencial, los tesoreros pueden ahora acceder a la información bancaria bajo demanda y en tiempo real.
Pero las APIs no solo garantizan una conectividad bancaria integrada y completa. En ocasiones, las necesidades de los departamentos de tesorería también se centran en otros aspectos, como la facturación o incluso la contabilidad de la empresa. Las APIs también permiten la comunicación entre la tesorería y cada uno de estos módulos.
Las APIs tienen una serie de beneficios y aplicaciones para las empresas, especialmente en todo lo que tiene que ver con la conectividad bancaria y la gestión de la tesorería. A continuación, repasamos algunas de las más importantes.
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