Pequeño, mediano, grande; Aquí el tamaño siempre importa, y en los negocios debemos tener claro qué tipo de tareas debemos implementar dentro de nuestra compañía.

A efectos fiscales sí tenemos claro que se empieza a ser grande cuando nuestra cifra de negocio supera los seis millones de euros, momento a partir del cual las obligaciones fiscales pasarán a declararse mes a mes, y los registros contables y fiscales empiezan a ser más exigentes.

Hotel pequeño: las características

En estos casos ya sabemos que nos encontramos dentro de la empresa (vamos a pensar ahora en que se trata un hotel) con varios departamentos, donde la plantilla ya supone un número importante de personas con sus responsabilidades y tareas bien definidas, pero la cosa cambia, y mucho, cuando nos vemos con un hotel pequeño, y cuando digo pequeño es eso, con menos de 50 habitaciones, y muchas veces situado en un lugar que no es precisamente Times Square.

¿Y qué pasa si es pequeño, qué no tiene que controlar sus finanzas?, obviamente se tienen que controlar y en la gran mayoría de los casos se deben hasta controlar mucho más.

Estos hoteles suelen ser siempre pequeños negocios familiares, y mi intención hoy es explicar cómo lo he visto yo -y pensando en que este post lo puedan leer compañeros de profesión que están comenzando su vida laboral-, y donde todavía no se hayan tenido una experiencia de lidiar con pequeños negocios, ya que representan un modelo de explotación que no se explica mucho ni en las universidades ni en las escuelas de negocio.

Los ingresos de estos hoteles son cantidades que no llegan a los 35.000 o 45.000 euros al mes (incluso menos, si hacemos una media mensual de todo el año), y con esta cifra de ingresos sus gastos deben estar muy bien controlados, pero desde ya les digo que es ilógico tener un departamento financiero trabajando en este tipo de hoteles. Es como si quisieras contratar a Simeone a dirigir un equipo de infantiles o de Tercera Regional (y a Simeone le tienes que pagar como lo que es)

Caso de éxito: contexto & consejos

Les voy a contar un cuento, que en este caso es verdad, en el que yo estuve de protagonista (esta vez dejamos a la modestia, aparte). Y es que “érase una vez un gerente que se encuentra con un íntimo amigo que le dice: 

• Acabo de alquilar un hotel en Lisboa y me gustaría que fueras tú quien lo dirija. 
• ¡Qué bueno!, cuenta conmigo, por cierto, ¿cuántas habitaciones tiene?. 
• Pues solo tiene 16, y ofrecemos un pequeño bar y el desayuno por la mañana, ¿cómo lo ves?

Pues sin decirle nada, lo que pensé para mí fue: ¿solo 16, y eso cómo se hace?”

Pues sus 16 habitaciones totalmente reformadas están dentro de un pequeño palacio de más de 200 años, y en una buena ubicación, y donde la decoración y los detalles permitían disponer de tarifas medias por encima de los 190 euros por noche. Aquí tenemos al menos una USP (Unique Selling Proposition), vamos bien. Y por cierto, tiene jardín con piscina, lo que también ayudaba.

Pues ya ves, que me pongo a gestionar un hotel tipo Bed & Breakfast bien pequeño, donde el volumen de la plantilla de trabajadores, las compras de comida y bebida o el resto de los gastos operativos se podían desmadrar a poco que no se controlarán los flujos de caja ni se llevará un control diario de las reservas de las habitaciones.

Para explicar este ejercicio en pocas palabras hay que tener en cuenta que los ingresos se deben generar siempre a lo largo del mes en que se venden las habitaciones, no se debe dejar nada a más de 30 días a crédito, y que los pagos que hay que hacer se harán siempre que se puedan, a mediados del mes siguiente (menos las nóminas, claramente). Con esto al menos puedes generar un excedente de caja cada mes, que ayudará a cubrir las pequeñas compras no previstas que siempre van a aparecer.

Y lo mejor es que podemos definir nuestra gestión con un Decálogo, para que no se nos pase nada.

1. Buscar asesoramiento contable y fiscal externo, y que tenga un buen sistema de gestión empresarial (ERP) para llevar la gestión.
2. Definir con él las cuentas contables para controlar los ingresos y los costes como si fuera una contabilidad analítica o por centros de costes.
3. Abrir como mucho dos cuentas corrientes en nuestra entidad financiera, una para los ingresos y otra para pagos.
4. Ser muy prolijo a la hora de recopilar y archivar las facturas para que el asesor externo tenga fácil su trabajo de contabilización.
5. Montar un plan de tesorería a 12 semanas vistas, para confirmar las proyecciones de ingresos y de pagos.
6. Exigir al asesor externo que elabore un presupuesto de explotación anual para nuestro pequeño hotel. Por supuesto, con nuestra supervisión.
7. Exigir al asesor externo un informe mensual de control de ingresos y gastos, analizando cada línea de negocio del hotel (alojamiento, bares, desayunos, etc)
8. Tener integrado un programa de gestión de hotel (PMS), vinculado con un channel manager, a ser posible todo con el mismo proveedor.
9. Llevar a tu asesor externo contigo al banco a negociar las condiciones de mantenimiento y de financiación de tu proyecto. Tiene más experiencia que tú y ayudará a dar mayor valor a tu hotel.
10. Invitar a tu asesor externo al hotel; no hay nada mejor que conozca perfectamente como funciona tu negocio para que pueda ayudarte en las decisiones. Y muy importante, que se aloje sin que estés tú presente, que viva la experiencia cómo debe ser.

Cuando leas esto seguro que vas a pensar que es lo más simple que has leído nunca, pero si me pongo en el lugar de mi amigo, que es de por sí un magnífico empresario, hace 12 años (año 2011) cuando todo esto comenzó te puedo asegurar que el volumen de cosas que hay que hacer al arrancar con un nuevo hotel (tarifas, estudio de la competencia, encontrar y formar al personal, etc.) puede acabar con cualquiera si lo piensas hacer sin ayuda (en este caso, contando con la empresa de asesoramiento externo).

El contar esta pequeña historia es para recordar que cualquier negocio, sin considerar su tamaño, puede ser un éxito o un fracaso dependiendo de cómo se gestionan sus finanzas, ya que no es el core business del mismo, y saber exactamente de cuánto dinero dispones a final de mes en tu proyecto.

Y es esta gestión del dinero lo que marca una parte muy destacada del camino al futuro de todo negocio, incluso de un pequeño hotel con 16 habitaciones.

Si quieres conocer más sobre este proyecto, puedes revisarlo en el siguiente link (páginas 120 a 134)