Las tres ventajas de la contabilización automática 

Al mes, ¿pasas tú o tu equipo financiero horas contabilizando los movimientos de los extractos bancarios? Al cabo de unas semanas, ¿detectas que se han producido errores y que no cuadra el saldo bancario con el saldo contable de las cuentas de bancos? Si te sientes identificado/a con estas problemáticas del día a día en la gestión de tesorería de tu organización, te descubrimos una solución con la que dejarás de tener estos inconvenientes. 

Se trata de la contabilización automática de movimientos bancarios, a través de la conectividad de Embat con más de 2.000 entidades bancarias a nivel mundial, y con ella los equipos financieros podrán obtener tres ventajas:  

1. Reducir tiempos en tareas manuales.
2. Disminuir errores en contabilidad.
3. Evitar picos de trabajo a final de mes para cuadrar saldos. 

En el caso de la primera ventaja, nuestros clientes indican que se pueden ahorrar hasta 10 horas semanales en tareas que no aportan valor para destinarlas a otras que contribuyan, por ejemplo, al crecimiento de su organización. 

Valor diferencial

Tras largos meses de trabajo de nuestro equipo de producto e ingenieros, Embat lanza esta nueva funcionalidad, cuyas propuestas de valor frente a otras soluciones existentes en el mercado son cuatro:

1. Motor de propuesta de liquidación contable que, mediante Inteligencia Artificial y Aprendizaje Automático, ofrece al usuario las mejores sugerencias de liquidación contable y conciliación bancaria. Nuestro motor desgrana el concepto de la transacción bancaria y recorre las bases de datos del ERP (fecha de vencimiento, importe, concepto, nombre del cliente o proveedor, dimensiones, número de factura…), con el objetivo de proponer un diario de cobros y pagos automático. 
2. Al controlar el proceso de contabilización de movimientos bancarios en el ERP, Embat tiene trazabilidad completa desde que el movimiento aparece en el banco hasta que se realiza el asiento, por lo que la conciliación bancaria se actualiza diariamente de forma automática.
3. Proceso de puesta en marcha en minutos para la conectividad bancaria y varias semanas para la conectividad con el ERP. Al ser una solución de software disponible en Cloud, su integración se produce en un plazo muy inferior a los varios meses que conlleva la instalación de software on-premise. Por lo tanto, lo único que se requiere es tener conectividad con el ERP y la conectividad bancaria desarrollada por Embat. A partir de ahí, y tras un periodo de parametrización de pocos días, el usuario puede hacer sus procesos de contabilidad automática.
4. Una experiencia de usuario renovada y atractiva, al gusto de los equipos financieros más exigentes. En Embat dedicamos muchos recursos al diseño y a que nuestro cliente disfrute de la experiencia de trabajar con Embat. Buscamos que nuestros usuarios, además de ahorrar largas horas de trabajo, agradezcan dedicar tiempo a nuestro software. 

Hay dos modalidades de trabajo, una automatizada, donde la plataforma va sugiriendo operaciones a 'matchear' que el usuario debe validar, y otra manual, que es la alternativa para aquellos movimientos bancarios que no han podido ser contabilizados de forma automática.

Funcionalidades de la contabilización automatizada

Podemos identificar seis casos de uso que mejoran de forma sustancial la operativa: 

• Contabilización automática en base a concepto, cantidad y cualquier variable o dimensión asociada a los saldos pendientes.
• Contabilización de diferencias y ajustes.
• Contabilización parcial.
• Revisión de asientos previo envío al ERP.
• Conciliación de saldos bancarios.
• Descarga de ficheros para auditoría y/o acceso a Embat para auditores.

Como todo software, el equipo de Embat continúa trabajando para evolucionar la funcionalidad, cuyo objetivo es automatizar cerca del 90% de los movimientos bancarios, y que se adapte cada vez mejor a las necesidades particulares. De este modo, cocreamos de la mano de nuestros clientes para adaptarnos al mayor número de casos de uso.

Las siguientes versiones van enfocadas a alimentar el software con un mayor número de datos para proveer sugerencias automatizadas de contabilización en base a toda la información existente entre los bancos y los ERPs.

También estamos incorporando elementos de usabilidad, como atajos de teclado para facilitar el día a día de los equipos.

Asimismo, vamos a incorporar logs de auditoría para que los clientes tengan la trazabilidad de qué, quién y cuándo se modifica algún elemento desde Embat.

Conciliación automatizada

La funcionalidad de contabilidad automática de tesorería incorpora un motor de conciliación contable. Al igual que ocurre con la contabilización automática de asientos de movimientos bancarios, Embat sugiere la propuesta de conciliación. En caso de discrepancias, el usuario puede aceptar o rechazar los 'matcheos' sugeridos por la plataforma y conciliar de manera manual.

‍“Gracias a Embat automatizamos procesos administrativos de tesorería y contabilización para permitir que el equipo financiero pueda centrarse en ejecutar la estrategia financiera y de expansión definida”, nos comenta Roger Regales, CFO & Board Member de Grupo Viko.

Si ya hay software en el mercado que te puede ahorrar tiempo en tareas rutinarias, por qué esperar más. Pruébalo y comprobarás cómo la gestión de tesorería de tu organización gana en rapidez, eficiencia y productividad con la contabilización automática automática.

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