3 Vorteile der automatisierten Buchhaltung

Verbringen Sie oder Ihr Finanzteam jeden Monat Stunden damit, die Bewegungen auf den Bankauszügen zu verbuchen? Stellen Sie nach ein paar Wochen fest, dass Fehler aufgetreten sind und dass der Bankbestand nicht mit dem Kontostand der Bankkonten übereinstimmt? Wenn Sie sich mit diesen alltäglichen Problemen im Treasury-Management Ihrer Organisation identifizieren können, gibt es hier eine Lösung, die diesen Problemen ein Ende setzt.

Es handelt sich um die automatische Buchführung von Bankbewegungen, über Embats Konnektivität mit mehr als 13.000 Bankinstituten weltweit. Mit dieser Lösung können Finanzteams drei Vorteile erzielen: 

1. Reduzierung des Zeitaufwands für manuelle Aufgaben
2. Verringerung auftretender Fehler in der Buchführung
3. Vermeidung von Arbeitsüberlastungen am Monatsende zum Abgleich der Bilanzkonten

Zu diesem ersten Vorteil geben unsere Kunden an, dass sie bis zu 10 Stunden pro Woche durch diese Automatisierung sparen. Diese Zeit können sie nun effektiv für andere Tätigkeiten nutzen, die zum Beispiel zum Wachstum der Organisation beitragen.

1. Differenzieller Wert

Nach langen Monaten der Arbeit unseres Produktteams und unserer Ingenieure bringt Embat diese neue Funktionalität auf den Markt, die folgende Werte im Vergleich zu anderen bestehenden Lösungen auf dem Markt verspricht:

1.  Ein Buchungsvorschlagsmotor, der dem Benutzer mithilfe von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen die besten Vorschläge für Buchungsvorschläge und Bankabstimmungen bietet. Unser Motor durchsucht den Begriff der Banktransaktion und geht durch die ERP-Datenbanken (Fälligkeitsdatum, Betrag, Begriff, Name des Kunden oder Lieferanten, Dimensionen, Rechnungsnummer usw), um einen automatischen Sammel- und Zahlungsjournalvorschlag zu empfehlen.
2.  Durch die Kontrolle des Prozesses der Buchung von Banktransaktionen im ERP hat Embat die volle Rückverfolgbarkeit von dem Zeitpunkt an, an dem die Transaktion in der Bank erscheint, bis zur Erfassung, so dass die Bankabstimmung täglich automatisch aktualisiert wird.
3. Der Startprozess dauert nur wenige Minuten für die Bankverbindung und einige Wochen für die ERP-Verbindung. Als Softwarelösung in der Cloud benötigt die Integration viel weniger Zeit als für die Installation von On-Premise-Software erforderlich ist. Es ist lediglich eine Verbindung mit dem ERP und der von Embat entwickelten Bankverbindung notwendig. Nach einer Parametrierungsperiode von wenigen Tagen kann der Benutzer schon automatische Buchungsprozesse durchführen.
4.  Ein erneuertes und attraktives Benutzererlebnis, das auch den anspruchsvollsten Finanzteams gefällt. Bei Embat widmen wir uns viel dem Aufwand für ein ansprechendes Design und sorgen dafür, dass unsere Kunden Spaß daran haben, mit Embat zu arbeiten. Wir möchten, dass unsere Benutzer neben dem Einsparen langer Arbeitsstunden auch gerne Zeit mit unserer Software verbringen.

Es gibt zwei Arbeitsweisen: Eine automatisierte, bei der die Plattform Vorschläge für Operationen vorbereitet, die vom Benutzer validiert werden müssen, und die andere manuelle, die eine Alternative für jene Banktransaktionen darstellt, die nicht automatisch verbucht werden konnten.

2. Funktionen der automatisierten Buchhaltung

Wir können sechs Anwendungsfälle identifizieren, die den Betrieb erheblich verbessern:

• Automatische Verbuchung basierend auf Konzept, Betrag und allen Variablen oder Dimensionen, die mit ausstehenden Salden verbunden sind
• Verbuchung von Differenzen und Anpassungen
• Teilverbuchung
• Überprüfung der Buchungen vor dem Versenden an das ERP-System
• Abstimmung der Bankkontensalden
• Herunterladen von Dateien für die Prüfung und/oder Zugriff auf Embat für Prüfer

Wie bei jeder Software arbeitet das Embat-Team kontinuierlich an der Weiterentwicklung der Funktionalität, die darauf abzielt, nahezu 90 % der Banktransaktionen zu automatisieren, und sie immer besser an individuelle Bedürfnisse anzupassen. Auf diese Weise arbeiten wir gemeinsam mit unseren Kunden, um uns an eine Vielzahl von Anwendungsfällen anzupassen.

Die nächsten Versionen konzentrieren sich darauf, die Software mit mehr Daten zu versorgen, um automatische Buchungsvorschläge basierend auf allen vorhandenen Informationen zwischen Banken und ERPs bereitzustellen.

Außerdem integrieren wir Usability-Elemente wie Tastenkürzel, um die tägliche Arbeit der Teams zu erleichtern.

Ebenso implementieren wir Prüfprotokolle, damit Kunden die Rückverfolgbarkeit haben, wer, was und wann ein Element von Embat geändert hat.

3. Automatisierter Abgleich

Die automatisierte Buchhaltungsfunktionalität für das Treasury umfasst einen Buchhaltungsabgleichsmotor. Ähnlich wie bei der automatisierten Buchung von Bankbewegungseinträgen schlägt Embat die Abstimmungsvorschläge vor. Im Falle von Unstimmigkeiten kann der Benutzer die von der Plattform vorgeschlagenen 'Matches' akzeptieren oder ablehnen und manuell abgleichen.

„Dank Embat automatisieren wir Treasury- und buchhalterische Verwaltungsprozesse, damit sich das Finanzteam auf die Umsetzung der definierten Finanz- und Expansionsstrategie konzentrieren kann", sagt Roger Regales, CFO & Vorstandsmitglied von Grupo Viko.

Wenn es bereits Software auf dem Markt gibt, die Ihnen Zeit bei Routineaufgaben sparen kann, worauf warten Sie noch? Probieren Sie es aus und Sie werden sehen, wie das Treasury-Management Ihrer Organisation mit automatisierter Buchführung schneller, effizienter und produktiver wird.