Hemos hablado mucho de la tecnología y de las distintas herramientas que van surgiendo en el mercado para la mejor gestión de la contabilidad en los hoteles, así como en el resto de las empresas, que no todo va de hotelería.
Y es que para que la implementación de todas estas herramientas tenga el éxito que se le espera, es necesario tener una estructura previa que sea lo suficientemente clara y definida. Sin ese sistema básico previo no será posible tener una información fiable, por muchas herramientas tecnológicas que pongamos en la empresa.
Uno de los procesos necesarios que siempre se nombran de cara a la puesta en marcha de cualquier sistema es su parametrización, y en esta fase de los proyectos se suele perder mucho tiempo porque nos encontramos con que la estructura de contabilidad y de gestión no está definida, o es muy aleatoria. Esto hace que el inicio de cualquier proceso de implementación se retrase varias semanas hasta no encontrar la forma de entender cómo debemos gestionar la información diaria en nuestros hoteles.
Hay que tener en cuenta que un hotel es como una planta industrial, aunque hace algunos años se consideraba a la empresa hotelera como una empresa de prestación de servicios (criterio de la Administración de Hacienda), lo que hace que la información oficial y fiscal tenga más la estructura de un comercio que el de una empresa con varios puntos de producción, al igual que vemos en cualquier otra compañía del sector industrial.
En América siempre tuvieron claro que un hotel es una industria y desde principios del siglo XX todos los hoteles tienen una estructura de contabilidad basada en un sistema uniforme de gestión de contabilidad (USALI), donde se establecen los ingresos y los gastos en función de su punto de origen en el hotel, y dejando una serie gastos no operativos ni productivos fuera del modelo de información de gestión. Estos gastos no operativos ni productivos serían las amortizaciones, los intereses, y en el caso de hoteles en régimen de gestión o alquiler, hablamos de gastos que son imputables directamente a la propiedad del hotel, la cual no lleva la gestión de este en ningún caso.
La estructura básica de la contabilidad general, tal y como viene definida en la legislación española, debe ser cambiada en la forma interna de trabajar de cada hotel creando una estructura de contabilidad analítica o de costes, por cada uno de los puntos productivos que tiene cada hotel. Y en el caso de grupos hoteleros, o cadenas más grandes, la creación adicional de centros de producción, al igual que se establece en una fábrica o en una empresa con varias plantas de producción.
La estructura de contabilidad analítica se puede crear de forma fácil en cualquier ERP, siempre que éste tenga la posibilidad de trabajar con diferentes centros de costes, de ahí la importancia de que el responsable financiero y de administración tenga claro cómo definir estos centros de costes, y que los mismos se puedan exportar a balances y cuentas de pérdidas y ganancias, separadas por cada uno de estos centros de producción (los hoteles), y por cada departamentos. Y una vez constituidos estos elementos dentro del ERP será mucho más fácil estructurar cualquier herramienta de gestión que se quiera implementar en el futuro.
Un pequeño ejemplo sería, para un grupo hotelero con 3 establecimientos, algo similar a lo siguiente:
HOTELES: definidos con un código de canal alfanumérico (PM1; MN1; MN2), siendo PM el hotel situado en Mallorca, y MN los dos hoteles que dispone en Menorca.
DEPARTAMENTOS: definidos con códigos numéricos: Habitaciones (1); Alimentos y Bebidas (2); Eventos (3); Otros Ingresos (4); Administración (5); Comercial (6); Suministros (7), y así hasta el nivel de detalle que queramos trabajar para cada departamento.
Las cuentas contables mantendrían su estructura oficial, adaptando el número de dígitos en función de las necesidades del plan contable de cada empresa, y dentro de la funcionalidad del ERP, es donde debemos definir la asignación de los centros de producción y los departamentos, así como también proyectos, que nos permitan tener la información en base a cada centro de producción.
Si esta parte se define bien, y no crea problemas de información en los balances y en las cuentas de pérdidas y ganancias, cualquier otro sistema externo que pongamos tendrá ganado mucho desarrollo y la información que nos devolverá será cada vez más útil.
En el fondo todo esto no es más aplicación de sentido común, porque no se puede comenzar a construir una casa por los dormitorios o el techo; se debe tener claro un plano de la distribución de las diferentes estancias, así como unos cimientos bien fiables; a partir de ahí, podrás construir sin problemas, e incluso modificar parte del proyecto final a medida que se va realizando.
Y esto hay que tenerlo muy en cuenta para aquellos responsables de administración que llevan varios años trabajando para un único hotel, pero que de repente se ven con que su empresa decide ampliar su porfolio con una nueva construcción, o con un cambio de modelo enfocado a la gestión de otros hoteles independientes; ahí es donde se debe trabajar con este nuevo diseño, para que toda la información contable y financiera tenga un origen un resultado definido para cada nuevo establecimiento.
Lo dicho, la tecnología estará todo lo bien que uno quiera, pero sin un trabajo de diseño y estructura, hecho de forma manual, no se llegará a buen puerto. La mente humana no será sustituida por las máquinas, queridos compañeros.
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