Cómo Grupo CPS logró visibilidad de caja en tiempo real y automatización contable con integración a Microsoft Business Central

Grupo CPS es una empresa familiar española líder en las áreas de tecnología, ingeniería e innovación (I+D+i), con presencia destacada en los mercados del Transporte Inteligente, Defensa, Seguridad y Telecomunicaciones.

Grupo CPS, inmerso en una situación de constante crecimiento, tenía dificultades para obtener visibilidad en tiempo real de sus posiciones de caja diarias. El equipo financiero dependía de descargas manuales de extractos del día anterior y utilizaba múltiples hojas de cálculo para tener una foto de la posición de caja, así como de previsiones de caja de corto plazo. Además, la contabilidad de la operativa bancaria incluía decenas de miles de asientos que se registraban manualmente.

El Director financiero de CPS y su equipo eran conscientes de que la única vía para absorber el crecimiento pasaba por automatizar y digitalizar procesos, para que todos pudieran trabajar en entornos más seguros, sin errores y con una menor carga de trabajo, por lo que CPS se asoció con Embat para implementar la conectividad vía API con todas sus relaciones bancarias en España, acceder a sus bancos en tiempo real y conectar Embat con su ERP (Microsoft Business Central) para automatizar la contabilidad y conciliación bancaria. Esta iniciativa tenía como objetivo revolucionar las operaciones de tesorería y contabilidad de CPS al proporcionar una mayor visibilidad de caja y eficiencia operativa.

CPS se marcó unos objetivos muy definidos para abordar sus desafíos de tesorería:

‍1. Tener mejor visibilidad de su pool bancario en tiempo real

Permitir la toma de decisiones informadas a través del seguimiento en tiempo real de las posiciones de caja.

‍2. Centralización de previsiones de caja

Ofrecer una solución centralizada conectada a bancos y a Microsoft Business Central para dar visibilidad de los flujos de caja de corto plazo alojados en la cartera.

‍3. Optimizar los procesos de conciliación bancaria

Automatizar la recepción de movimientos bancarios y automatización de los procesos contabilidad de tesorería y conciliación bancaria, mejorando así la eficiencia de la gestión diaria de tesorería.

‍4. Incrementar la productividad y calidad del equipo

Aprovechar la digitalización para aumentar la productividad del departamento, dirigiendo esfuerzos hacia tareas más estratégicas. Al mismo tiempo, mejorar la calidad del entorno laboral, reduciendo tareas administrativas y fomentando el bienestar de los empleados.

Embat trabajó de la mano del equipo financiero y de tecnología de CPS para ofrecer la conectividad API con todas sus relaciones bancarias en España. El principal foco fue asegurar la integridad de la información de tesorería en todo momento y la conectividad bidireccional con Microsoft Business Central. Los elementos clave de la solución incluyen:

Conectividad optimizada entre Embat y Microsoft Business Central

Se configuró que Embat y Business Central estuvieran conectados en formato API y se sincronizaran en tiempo real.

Centralización del dato y optimización de toma de decisiones

Una plataforma unificada que permite al equipo financiero monitorear en tiempo real la disponibilidad de caja presente y futura, optimizando la gestión del working capital y mejorando la toma de decisiones.

Uso de IA para una conciliación bancaria automática

El tiempo empleado para realizar la conciliación bancaria se ha visto reducido sustancialmente gracias al modelo de IA generativa para liquidación de cartera. Se ha conseguido automatizar la conciliación de cerca de un 90% de las transacciones bancarias.

Experiencia de usuario

La solución de Embat fue diseñada para optimizar la experiencia de usuario y que la usabilidad sea lo más eficiente y sencilla posible para el equipo de CPS y no requieran meses de formación y entendimiento de la plataforma.

Formación para el cliente

La filosofía de Embat es ofrecer sesiones de formación a lo largo del proceso de implementación y que el propio equipo de CPS se fuera formando a medida que se iba definiendo el proceso de tesorería.

El partnership entre CPS y Embat resultó en resultados relevantes para la compañía:

Visibilidad de caja en tiempo real

CPS ahora puede tomar decisiones financieras con datos actualizados sobre posiciones de caja.

Operaciones de tesorería y contabilidad simplificadas

La automatización de recepción de movimientos bancarios y la conectividad con Business Central ha mejorado notablemente la eficiencia operativa.

Soluciones personalizadas y flexibles

La solución implementada se adapta a las necesidades específicas de CPS, mejorando la flexibilidad operativa sin comprometer el rendimiento.