Wie Cooltra über 50.000 Buchhaltungssätze automatisiert hat, um das Wachstum und die Skalierbarkeit des Unternehmens zu fördern

Cooltra ist Europas führendes Unternehmen für nachhaltige Mobilitätslösungen auf zwei Rädern und verfügt über die größte Flotte von Motorrollern und Elektrofahrrädern in Europa mit insgesamt 28.000 Fahrzeugen, von denen 85 % elektrisch betrieben werden. Cooltra hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Lebensqualität der Menschen durch effiziente und umweltfreundliche Mobilität zu verbessern. In den letzten Jahren ist Cooltra sowohl auf dem B2B- als auch auf dem B2C-Markt stark gewachsen und hat sich auf 9 Länder und 30 europäische Städte ausgedehnt, immer mit dem Fokus auf eine nachhaltige Entwicklung.

Dieses Wachstum führte dazu, dass Cooltra über eine komplexe Unternehmensstruktur verfügt, die 18 verschiedene Einheiten umfasst, was das Finanzteam vor große Herausforderungen stellte, insbesondere im Bereich der Finanzverwaltung. CFO Francesc Madurell und sein Team stellten Ineffizienzen bei Schlüsselprozessen wie der Zusammenführung von Banksalden, Abstimmungen und der Zahlungskontrolle fest und sahen sich auch mit Herausforderungen beim Cash-Pooling konfrontiert, bei dem die Salden                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                der verschiedenen Konzerngesellschaften auf einer einzigen Plattform konsolidiert werden, um die Liquidität zu optimieren. Darüber hinaus bestand die operative Buchhaltung aus Zehntausenden von Einträgen, die manuell erfasst wurden, was Zeit und Ressourcen verschlang. Diese manuellen Aufgaben verhinderten einen genauen Überblick über den Kassenbestand und beeinträchtigten das Schuldenmanagement und die Investitionsplanung.

Um diese Probleme zu lösen, hat sich Cooltra mit Embat zusammengeschlossen, um einen konsolidierten Überblick über die Liquiditäts- und Schuldenposition zu erhalten, die Buchhaltung und Bankabstimmungen zu automatisieren, das Cash-Pooling-System zu optimieren und die Zahlungsprozesse zu zentralisieren. Diese Maßnahmen zielen darauf ab, die betriebliche Effizienz zu verbessern, genaue und aktuelle Finanzdaten bereitzustellen und es dem Finanzteam zu ermöglichen, sich auf Aufgaben mit höherem Mehrwert zu konzentrieren und so das Finanzmanagement mit dem Tempo des Geschäftswachstums in Einklang zu bringen.

"Mit Embat können Abstimmungen mit Hilfe von Regeln und künstlicher Intelligenz automatisiert werden. Dadurch konnten wir mehr als 50.000 Transaktionen automatisieren. Jetzt kann sich das Team auf die wirklich wertschöpfenden Tätigkeiten konzentrieren, so dass wir im gleichen Tempo wie das Unternehmen wachsen und die Komplexität der neuen Vorgänge bewältigen können".

Für Francesc und sein Team ist es wichtig, dem Unternehmen einen Mehrwert zu verschaffen und sicherzustellen, dass jeder interne Mitarbeiter sie als strategischen Verbündeten wahrnimmt. Sie setzen sich auch sehr für die Rentabilität ein, was eine ständige Verbesserung der Finanzprozesse und eine genaue Überwachung des Wachstums und der Nachhaltigkeit des Unternehmens erfordert.

In diesem Zusammenhang hat das Finanzteam von Cooltra eine Reihe von Herausforderungen für Embat festgelegt:

1. Das finanzielle Wachstum mit der Geschäftsexpansion in Einklang bringen

Anpassung der Fähigkeiten des Finanzteams an das schnelle Wachstum in neuen Märkten und Aufrechterhaltung des Expansionstempos.‍

2. Konsolidierung der Liquiditäts- und Schuldenposition

Verschaffen eines klaren und konsolidierten Überblick über die Liquiditäts- und Schuldenpositionen der Unternehmensgruppe, um das Finanzmanagement zu verbessern.

3. Automatisieren der Buchhaltung und Bankabstimmung

Eliminieren manueller Arbeit, die erforderlich ist, um Bankauszüge von mehreren Unternehmen herunterzuladen, sie in das ERP hochzuladen und Abstimmungen durchzuführen, was normalerweise die manuelle Erfassung von Tausenden von Buchungssätzen erfordern würde.

4. Verringerung des Verwaltungsaufwandes für das Cash-Pooling-System

Effizientes Management der Konsolidierung von Banksalden aus verschiedenen Konzerngesellschaften zur Maximierung der Liquidität.

5. Motivierung und Förderung des Finanzteams

Ausstattung des Teams mit den erforderlichen Instrumenten, Ressourcen und Technologien, damit es sein Potenzial voll ausschöpfen und sich auf strategische, wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren kann.

Automatisierte Bankabstimmung mit Regeln + KI

Das Modul für automatisierte Buchhaltung und Bankabstimmung von Embat hat es Cooltra ermöglicht, mehr als 50.000 Buchungssätze mit Hilfe automatisierter Regeln und künstlicher Intelligenz zu automatisieren, wodurch manuelle Aufgaben wie das Herunterladen von Kontoauszügen und die Kategorisierung von Transaktionen entfallen.

Zentralisierte Liquiditäts- und Schuldenpositionen

Liquiditäts- und Schuldenpositionen werden auf automatisierte Weise konsolidiert und bieten eine globale Echtzeit-Übersicht über die Liquidität des Unternehmens. Diese Datenzentralisierung ermöglicht die Kontrolle des Cashflows und der Kassenbestände und liefert zuverlässige Kennzahlen und Indikatoren für fundierte und strategische Entscheidungen.

Optimierung des Cash-Pooling-Systems

Die automatische Konsolidierung der Bankguthaben der verschiedenen Gesellschaften des Unternehmens in einer zentralen Cash-Pooling-Plattform optimiert nicht nur das Liquiditätsmanagement, sondern macht auch manuelle Transaktionen zwischen den Konten überflüssig, wodurch die betriebliche Effizienz erheblich verbessert wird.

Zentralisierte und automatisierte Zahlungen

Durch zentralisierte und automatisierte Zahlungen entfällt der Bedarf an manuellen Abstimmungen. Zahlungen werden präzise und zeitnah genehmigt und ausgeführt, wodurch das Risiko von Doppelarbeit und manuellen Fehlern verringert wird.

Eine skalierbare Lösung mit kontinuierlichen Verbesserungen

Embat bietet eine skalierbare Treasury-Management-Lösung, die sich an die sich entwickelnden Bedürfnisse des Finanzteams von Cooltra anpasst. Indem wir das Feedback unserer Kunden in unseren kontinuierlichen Verbesserungsprozess einbeziehen, nehmen wir häufige Aktualisierungen vor, die die Effizienz und Leistung ständig steigern.

Akkurate und rationalisierte Bankabstimmung

Die Automatisierung von mehr als 50.000 Buchungssätzen hat die Genauigkeit der Buchhaltung von Cooltra erheblich verbessert und dem Finanzteam Zeit verschafft, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.

Unternehmenswachstum und Skalierbarkeit

Liquiditätseinblicke in Echtzeit und optimiertes Cash-Pooling haben die Expansion von Cooltra erleichtert und ein flexibleres und effizienteres Wachstum ermöglicht.

Geringeres operatives Risiko

Durch die Abschaffung manueller Abstimmungen und die Zentralisierung von Zahlungen wurde das Fehler- und Duplizierungspotenzial erheblich reduziert und die Zuverlässigkeit der Finanzoperationen erhöht.

Motivierung und Förderung des Teams

Die Implementierung von Automatisierungsprozessen und die kontinuierlichen Upgrades durch Embat haben das Finanzteam von Cooltra gestärkt. Durch die Verringerung manueller und sich wiederholender Aufgaben kann sich das Team auf hochwertige Tätigkeiten konzentrieren, was seine Motivation und Produktivität erheblich gesteigert und zum nachhaltigen Erfolg des Unternehmens beigetragen hat.